إدارة فريق العمل الافتراضي الفعالة

مقدمة

بفضل التطورات المستمرة في البرمجيات تكنولوجيا المعلومات، أصبحت المؤسسات في الوقت الحاضر مشتتة جغرافياً بشكل أكبر، وأصبحت المشاريع تعمل بشكل متزايد مع الفرق الافتراضية (Kimble، 2011، ص 7). وبالتالي، يجب أن تكون البرمجيات الحديثة وتكنولوجيا المعلومات جاهزة لإدارة تحديات بيئة فريق العمل الافتراضي، شاملة البعد الجغرافي، والمناطق الزمنية المختلفة، واللوائح والقوانين، والثقافة (Böhm، 2013، ص 115). وبالتالي، يجب أن يأخذ القيادي بعين الاعتبار موقع الفريق وطرق الاتصالات والتكنولوجيات المستخدمة وغيرها من العوامل لإدارة الفريق بفعالية.

إن التركيز على التكنولوجيا ليس العامل الوحيد في ضمان المشاريع الناجحة عند العمل مع الفِرَق الافتراضية، وإنما هناك عوامل نجاح هامة أخرى، مثل: سياسات الموارد البشرية، والتدريب، والمعايير، العمليات، والإجراءات، والثقافة، والقيادة، والكفاءات (Duarte & Snyder، 2006، ص. 10).

التحديات والعقبات

• التوقيت الزمني (اختلاف الموقع الجغرافي بين أفراد العمل)

• لغة الجسد والإيماءات

• التأثير الثقافي (2022, Osko & Jani, ص 474)

• التواصل غير فعال وعدم الشفافية سير العمل (workflows)

إدارة مشاركة المعرفة

لماذا يجب أن نتحدث عن إدارة المعرفة؟

لابد من وجود أساس معرفي عند كل فريق عمل لبدء العمل في أي مشروع مثلا عمّا سوف يصادفه في أول يوم عمل والمزايا والتعويضات ومعرفة الإجازات طبيعة العمل هل هي على أساس كل مشروع أم علي عدد ساعات العمل وطبيعته المشروع والإجراءات اليومية التي يتم اتخاذها واتباعها لتسليم المشروع وكيفية التعامل مع فريق العمل وهذا كله مثل handbook التي تسلم لكل موظف في أول يوم عمل لمعرفة بيئة العمل وثقافته الشركة والإجراءات والصلاحيات لكل منها

وعند التحدث عن فريق عمل للعمل عن بعد فيمكن استخدام بعض التقنيات مثل برنامج Trello، وعند التحدث أيضا عن مراحل المشروع وحجم الإنجاز فيها يمكن تقسيمها إلى boards كنوع من Kanban board من بداية task حتى تسليمه ويمكن لفريق العمل تقسيم أجزاء العمل فيما بينهم ووضع assignment لكل فرد لمتابعة مدى التقدم في انجاز المهمة الموكلة إليه ومساندته بالملفات المطلوبة.

ويمكن أيضا إيضاح أدوار فريق العمل وتخصص كل واحد وطريقة تسليم المشروع وكيفية مراجعته. وهناك أيضا بعض البرامج التي تساعد وتحقق نفس الهدف مثل Zoho project و odoo CRM كنوع من التكامل في بعض التطبيقات. وهناك بعض البرامج منها مجانية ك slack أو مدفوعة مثل Microsoft teams وهي تحقق نفس الغرض ولكن بطرق مختلفة

لذلك لابد من البدايه الاتفاق على مخرجات محددة وافضل البرامج التي يمكن أن يستخدمها الفريق وعمل تهيئه عن طريقه استخدام البرامج التي سيتم الاتفاق عليها حتى يسهل العمل بها وذلك توفيراً للوقت والمجهود.

الأدوات والتقنيات

مؤشرات الأداء

كيف يتم تحديد الأهداف ووضعها وقياسها؟

بعد معرفة الخارطة الاستراتيجية والتوجه الاستراتيجي التي يأمل قادة المشاريع تحقيقه، فلابد من وضع أهداف عامة goals نخرج منها أهداف objective سهلة التحقق والقياس ومنها مبادرات وتكتيكات، وتباعا يمكن تقسيمها على فريق العمل.

والأمر ليس فقط بخصوص الأداء في قياس مدى إنجاز الموظف لمهامه اليومية وتقديمه للتقارير بل أيضا سلوكه وتوجهاته تقييم الجدارات competencies المعرفية والسلوكية كمدى قدرته على اتخاذ القرار المناسب وطريقة حل المشاكل اليومية في العمل والذكاء العاطفي وقدرته علي تحليل البيانات والتفكير المنهجي وجوده العمل ومدى قدرته على التعاون مع فريق العمل ومنها نخرج بتحليل للكفاءات ومعرفة أسباب الفجوات وقابلية الموظف للتطور ونخرج بالعديد من المخرجات يمكن بها قياس الموظف من جميع النواحي وما يساهم في الفريق لاتخاذ القرارات المناسبة تجاهه وتجاه المؤسسة وأهدافها وتحليل نقاط القوة والضعف وقياس التحديات والفرص. وعليه يجب على المؤسسة مشاركة الموظف للأهداف المطلوبة منه ومؤشرات أداءه وقياس مدى إنجازها وعمل تغذيه مرجعيه سريعة لتفادي أي أخطاء. ووضع أهداف لكل فرد توضح مدى مساهمته في تحقيق العائد المادي للمؤسسة ومدى مساهمته في تحقيق رضاء العملاء واجتذابهم ومساهمته في بعض العمليات الداخلية ومدى تطوره المهني في منظور التعلم والنمو بما يسمى individual scorecard بطاقة سجل الأداء للفرد. ومن أحد الأدوات المستخدمة في هذا السياق Google sheets, dashboards.

وهناك بعض البرامج ليست مجانية ولكنها تساعد القادة وفريق العمل في وضع الاستراتيجية المناسبة والأهداف وقياس مخرجات أي مشروع أو أي هدف تم وضعه في الاعتبار لتحقيقه مثل live plan وغيره من البرامج.

التقنيات التعاونية

مع تفجر جائحة كوفيد-19 أصبح لازما على العالم استخدام التقنيات الحديثة للتواصل عن بعد بين أفراد فريق العمل لاستكمال المهام الموكلة لهم ولإتمام العمل طبقا للجدول الزمنى المحدد مسبقا.

ويجب على مدير المشروعات إتقان فن التعامل مع تلك البرمجيات لكي يتسنى له إدارة فريق العمل الذي يعمل معه في هذا العالم الافتراضي. وهذه التقنيات المتمثلة في برامج التواصل عن بعد الى (برامج عقد اجتماعات – وبرامج افتراضية للإدارة ).

أمثلة لبرامج عقد الاجتماعات:

• Zoom

• Google meet

• Teams

• WebEx

أمثلة على برامج الإدارة الافتراضية

• Trello

• Slack

طرق للعمل الجماعي الافتراضي الفعال

ونود التأكيد على أهمية القيادة الفعالة لزيادة الأداء في الفرق الافتراضية، فيمكن أن تتحول المسافة المادية للعمل عن بعد بسرعة إلى المسافة العاطفية، لذلك من المهم إنشاء ثقافة فريق مريحة يمكن لفرق العمل الافتراضية الاعتماد عليها. وكما نعلم بالاجتماع وجها لوجه هو أفضل طريقة للتواصل. ومع ذلك، نظراً لأن تكاليف السفر كبيرة في كل من الوقت والأموال، فمن المستحسن أن يعمل مديرو المشاريع على أنشطة بناء الفريق الافتراضي.

هناك 25 استراتيجية تقترحها Rawson (2012) لإدارة فرق العمل الافتراضية بفعالية، تساعد بعض النصائح في تقليل الاختلافات الثقافية. على سبيل المثال:

التحفيز عبر مقاطع الفيديو

غالبا ما يشعر فريق العمل الافتراضي بأنهم مستبعدون من الثقافة السائدة فيما بين فرق العمل الواقعية في المؤسسة، لأن التواصل المكتوب يجعل من الصعب تطوير ثقافة مشتركة والحفاظ عليها. لهذا السبب إنشاء مقاطع فيديو أو استخدام التكنولوجيا مثل مؤتمرات الفيديو، بالإضافة إلى تسجيل اجتماعات للموظفين في المستقبل. يمكن أن تساعد مقاطع الفيديو هذه في تحفيز الفريق، ويمكن أيضاً استخدامها لتعزيز المفاهيم الأساسية من ثقافة ورؤية ورسالة المؤسسة.

المقابلة شخصياً

نظراً لأن تطوير الصداقات عبر الإنترنت دون التواجد شخصيا يمثل تحدياً صعباً، فمن المهم أن يلتقي شخصياً بقدر الإمكان. وبالنسبة للفرق البعيدة، فإن اجتماع ما لا يقل عن 4 مرات في السنة سوف يساعد في إنشاء أواصر وروابط أقوى داخل المؤسسة. وبالمثل، فإن استخدام التكنولوجيا لتمكين فرق البعيدة من الانضمام إلى المؤتمرات يجلب الفوائد.

إنشاء شعور "فريق" حقيقي

عند العمل مع الفرق الافتراضية، يلزم جهد إضافي للحفاظ على تماسك الفريق والالتزام. يحتاج أعضاء الفريق إلى الشعور بالقيمة للفريق، حيث تمكنوا من رؤية مساهمتهم في نجاحات الفريق، وتحقيق الأهداف. فيما يلي الطرق الموصى بها لتحقيق هذا:

• الحفاظ على التواصل في الأمور غير المتعلقة بالعمل

• تقاسم الرؤية المستقبلية للمؤسسة

• إبقاء الفريق على اطلاع حول كيفية قيام المؤسسة بذلك. فيحب الأشخاص معرفة ما يحدث في الجزء الآخر من المؤسسة وكيف يساهمون في الرؤية المؤسسية والتصور الأكبر.

• إشراك جميع أعضاء الفريق في الأحداث والمشاريع الهامة.

• خلال أعياد الميلاد والمناسبات الخاصة، أرسل الهدايا ذات معنى.

احذر من المكتب المختلط والثقافة عن بعد

عندما يكون الفريق بأكمله عن بعد، قد يكون من الأسهل التكيف مع العمل عن بعد نظراً لعدم وجود اختلافات ملحوظة بين أعضاء الفريق. تنشأ المشكلة عندما يتم الجمع بين فرق مختلطة من العاملين شخصيا وعن بعد، فهناك حاجة إلى مزيد من التفكير لضمان عدم استبعاد أعضاء الفريق عن بعد، خاصة عندما يتم اتخاذ القرارات بسرعة.

كيفية إدارة فريق العمل الافتراضي

من أجل إدارة فريق عمل افتراضي فإنه يجب على مدير المشروع ان يختار فريق عن بعد مناسب وفق معايير وتجارب سابقة وعند موافقة الطرفين فإنه لابد على مدير المشروع فريقه المحلي ان يقوم بالتالي للفريق العامل عن بعد:

1. توضيح أهداف المشروع والعمل ومهامه

2. تحديد نطاق المشروع أو العمل

3. تحديد مدة المشروع

4. تعيين مسرعي الاعمال

5. المعرفة التامة بثقافة الفريق

6. تحديد وسائل التواصل المناسبة

7. تحديد ساعات العمل لأيام العمل

8. تحديد طريقة قبول العمل النهائي واستلامها

وعند تنفيذ المشروع او الاعمال فانه يجب على مدير المشروع ان يكون حريصا على

1. اجتماعات دورية منتظمة (يومية - اسبوعية - شهرية)

2. مراقبة خطة المشروع (النطاق والزمن والتكلفة …الخ)

3. التفويض المناسب في الوقت المناسب

4. عمل تقارير واستخدام أدوات تتناسب مع ثقافة الفريق العامل عن بعد

5. تمكين الفريق من معرفة المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على الجهة المستفيدة وعمل حلول بحسب اما خطة الاستجابة أو حل سريع يتماشى مع وضع الخطر الحالي.

6. تفعيل الحوافز عند الإنجاز

7. الالتزام بالسلوكيات والإجراءات المتبعة في المؤسسة.

المراجع

Böhm, C., 2013. Cultural Flexibility in ICT Projects: A New Perspective on Managing Diversity in Project Teams. Global Journal of Flexible Systems Management, 14(2), pp. 115-122.

Kimble, C., 2011. Building Effective Virtual Teams: How to Overcome the Problems of Trust and Identity in Virtual Teams. Global Business and Organizational Excellence, January/February, pp. 6-15.

Duarte, D. L. & Snyder, N. T., 2006. Mastering virtual teams: strategies, tools, and techniques that succeed. 3rd ed. San Francisco, CA: John Wiley & Sons, Inc

Rawson, R., 2012. 25 Tips to Help You Manage a High-Performing Virtual Team. [Online]

Available at: https://biz30.timedoctor.com/strategies-for-managing-virtual-teams

[Accessed March 2022].